Cómo organizar tus correos electrónicos

"Limpiar para siempre" es el lema de Jürgen Kurz, nacido en 1965. Asesora a las empresas en el tema de "limpiar". También escribe libros sobre el tema. Lo nuevo se "limpia para siempre, incluso lo digital", Gabal-Verlag, 128 páginas, 19,90 euros.

Sr. Kurz, ¿cuántos correos electrónicos hay en su bandeja de entrada? Jürgen Kurz: Tan pocos que puedo capturarlos con una mirada. En serio, los correos electrónicos han revolucionado y optimizado nuestras comunicaciones hace muchos años. Pero ahora se han convertido en un depredador que desperdicia el tiempo y la motivación. No es el correo electrónico en sí, sino la forma ineficaz de tratar con él. A menudo se abusa de la bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes.

¿Cómo remedias esto?

Al igual que con la organización de documentos tangibles, algunos trucos ayudan a obtener la ventaja en la bandeja de entrada de nuevo. Si se detecta un correo electrónico en lugar de procesarlo, permanece en la Bandeja de entrada. El resultado: ¿La bandeja de entrada? ¿Estorbada? El aspecto posterior de los correos electrónicos en la bandeja de entrada, que ya se han abierto pero aún no se han procesado, puede generar estrés. El procesamiento es una estrategia que puede mantener su bandeja de entrada constantemente delgada o vacía. Hay cinco pasos para procesar: eliminar, reenviar, archivar, editar o programar. Si va con cada correo electrónico uno de estos pasos, obtiene una visión general y mantiene la cabeza fría.

¿Hay una manera de ordenar los correos electrónicos por adelantado?

Sí. La mayoría de los programas tienen un asistente de reglas. Así que puedes, por ejemplo. Deje que el boletín fluya en una carpeta separada. Esto reduce un poco la multitud en la bandeja de entrada y el estrés se reduce. Porque como un escritorio gratuito, una bandeja de entrada clara da una buena sensación. Si tiene numerosos boletines informativos enviados o participa en foros de discusión, es mejor crear una segunda dirección de correo electrónico. Bajo gmx.de o web.de puedes hacer esto gratis. Su dirección principal se salvará de los correos electrónicos publicitarios que a menudo resultan.

¿Qué situaciones suelen tener un efecto particularmente abrumador en nosotros?

A menudo son los días posteriores a las vacaciones. Es útil estar de acuerdo con un colega antes de que él busque en el buzón para que ya tengamos algo de estructura cuando regresemos. O se da un día en el que solo edita la bandeja de entrada y lo notifica a los socios comerciales un día después. Así que puedes volver lentamente y obtener una visión general de las tareas.

¿Y en la vida cotidiana?

Los correos electrónicos son una fuente de estrés en la vida cotidiana. Constantemente revisamos la entrada o nos distraemos con un pitido. La desactivación de las señales de audio y audiovisuales de recepción quita la presión y evita que nos interrumpan constantemente. Esto también se aplica a dispositivos móviles, tabletas y teléfonos inteligentes. También es útil procesar correos electrónicos en bloques varias veces al día. De esta manera, se configuran las franjas horarias en las que se pueden editar los correos electrónicos después de uno de los cinco pasos. Por cierto: si envía un correo electrónico, generalmente se recogerán nuevos correos electrónicos. Pero los nuevos correos significan nuevas distracciones. Configura el programa para recibir nuevos correos electrónicos solo si realmente lo deseas. Para que pueda trabajar sin ser molestado y concentrarse mejor en la tarea actual. Además, puede vaciar completamente la bandeja de entrada sin correr el riesgo de distraerse con nuevos correos. El trabajo proactivo libera fuerzas: quien reacciona solo se enferma en el peor de los casos.

¿Qué desafíos traen la computadora portátil y la compañía? Por supuesto, archivos no estructurados. ¿No importa si es equipo pequeño o departamento grande? Los tiempos de búsqueda roban tiempo valioso. Las estructuras de archivo han evolucionado con el tiempo en muchas empresas y han seguido creciendo. Todos almacenan los documentos de acuerdo con sus conocimientos y creencias, donde esto parece lo más lógico. Pero lo que un empleado piensa que es lógico, el siguiente no tiene que entender o tener sentido durante mucho tiempo. Con los años, esto resulta en sistemas de archivos duplicados y subcarpetas que generan más preguntas que ayuda. El caos de datos está preprogramado. No es un secreto que los documentos deben ser nombrados cuidadosamente. El estilo libre consiste entonces en utilizar una estructura uniforme, para formular reglas fijas del juego y obedecerlas.

Suena fácil ...

Pero no lo es. Teoría y práctica son dos mundos diferentes. El año pasado llevamos a cabo un estudio sobre la eficiencia del trabajo en cooperación con la AKAD Hochschule en Leipzig. Además del uso y el impacto de las herramientas de comunicación en el trabajo diario, también hemos centrado nuestra atención en la combinación de orden y productividad. El resultado de nuestro estudio ha demostrado claramente que están directamente relacionados. No importa si se trata de la carpeta de la bandeja de entrada o de la presentación de documentos digitales.