Detener la inundación de correo electrónico!
Los correos electrónicos te hacen feliz. Los investigadores han encontrado que cuando promueve o proclama de manera auspiciosa la voz de la computadora "¡Tienes correo!", La hormona de la felicidad dopamina se libera. Lamentablemente, la suerte no dura mucho.
Debido a que con cada correo electrónico aparece un nuevo punto en la lista de tareas pendientes, se debe digerir una nueva porción de información. Y en algún momento se vuelve incómodo: porque, cuando hemos perdido el rastro de todo en nuestra bandeja de entrada, lo que tenemos que hacer ahora mismo, quién está esperando una respuesta y lo que podemos ignorar de manera segura, y aún más y más mensajes están llegando al buzón de correo de las personas que quiere algo de nosotros También es estresante, frustrante y aún cuesta una gran parte de nuestro tiempo de trabajo: el 70 por ciento de los empleados pasa una hora al día trabajando en los correos electrónicos. ¿Cómo podemos lograr no hundirnos en la avalancha de correos electrónicos?
1. ¡Apague la notificación automática!
Hacer sin el "pling"! "Estar disponible constantemente es uno de los errores más comunes cuando se trata de correos electrónicos", dice Petra Schmidt, asesora organizativa y fundadora de la compañía "profilplan". Cada vez que llega un nuevo correo, nuestra curiosidad nos seduce para ver rápidamente qué noticias hay. Durante unos segundos, la atención se desvanece: si hemos trabajado concentrados, no estamos sincronizados. "Especialmente cuando estás sentado en una tarea difícil, un correo electrónico es una buena excusa para interrumpir el trabajo", dice Petra Schmidt. Sin embargo, cuanto más frecuentemente se interrumpe a las personas en una actividad concentrada, más tiempo necesitarán y más pronto se introducirán los errores.
2. Programar horarios fijos para el procesamiento de correo electrónico!
La entrenadora Petra Schmidt recomienda que mire en el buzón solo tres veces al día, a menos que trabaje en una industria donde la información deba intercambiarse rápidamente. En la gran mayoría de los correos electrónicos, será suficiente si respondemos dentro de dos a tres horas, y en caso de emergencia, el remitente también puede llamar. Debe revisar los correos electrónicos cuando haya iniciado su computadora por la mañana. Esto le indicará si se le enviaron mensajes importantes el día anterior después del trabajo. La segunda verificación por correo electrónico se realiza aproximadamente entre una hora y media antes de su hora de almuerzo; luego, puede responder a las necesidades urgentes antes de la pausa. Una tercera vez que verifica su bandeja de entrada una o dos horas antes del cierre. "Dígale a sus colegas que está procesando sus correos en horarios fijos", aconseja Petra Schmidt. Algunas personas se sorprenderían si no recibieran ninguna reacción tuya después de diez minutos.
3. Editar correos electrónicos de una sola vez!
Escriba un correo electrónico aquí, luego haga una breve llamada telefónica, repita el proceso entre horas en la próxima presentación, para que pueda llevarse bien con su trabajo. Mejor: hacer tareas similares de una sola vez. Tómese el tiempo para responder, ordenar o eliminar todos los correos electrónicos. Después de eso, puede relajarse y dedicarse a otras tareas. Idealmente, su buzón de correo electrónico se ordenará después de cada visita.
4. ¡Almacena correos electrónicos correctamente!
Difícil, pero con un poco de disciplina pero posible: la bandeja de entrada no debe ser tan larga que no se puede ver completamente en su pantalla con una sola mirada, aconseja la entrenadora organizativa Petra Schmidt. Los correos electrónicos que contienen información importante que desea conservar para el almacenamiento se almacenan en carpetas. Petra Schmidt recomienda que no utilice su programa de correo electrónico, sino que los almacene en el disco duro. En Outlook, por ejemplo, puede guardar los mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, en el formato de archivo * .msg y colocarlos en sus carpetas de archivos normales en el disco duro: así es como ha almacenado documentos y correspondencia para un proyecto en la misma ubicación. Dependiendo de lo que se adapte a su trabajo, también puede pensar en otra estructura de carpetas útil. Solo es importante: ¡La Bandeja de entrada no es un almacenamiento permanente!
5. ¡Toca cada correo electrónico solo una vez!
Cuando edite correos electrónicos, no guardará ninguna tarea para más adelante. Si espera una respuesta, responda de inmediato, moviendo la información a la carpeta apropiada. En muchos programas de correo electrónico, tiene la opción de convertir mensajes en tareas y así mantener una lista de tareas pendientes en la computadora. Lo que no desea guardar permanentemente como información o como tarea en el ojo: ¡elimínelo!
6. ¡Conozca su programa de correo electrónico!
Outlook, Entourage, Thunderbird and Co. pueden hacer mucho más que escribir y recibir correos electrónicos. Vale la pena aprender algunos trucos: enviar correos electrónicos directamente a carpetas específicas o etiquetarlos para que pueda encontrar rápidamente todos los mensajes que pertenecen al mismo tema. En cursos de computadora o guías, puede averiguar qué opciones ofrece su programa.¡El tiempo que inviertes para aprender tales trucos, rápidamente sales!
7. ¡Llama a los horarios a menudo!
No siempre el correo electrónico es el medio de comunicación correcto. En el teléfono, los problemas complicados o delicados se pueden resolver más rápido, y el riesgo de malentendidos es mucho menor. "La voz es otro canal de comunicación a través del cual puedes sentir reacciones", explica Petra Schmidt. ¿El interlocutor vacila o imprime alrededor? En el teléfono, notamos esto inmediatamente y podemos preguntar qué le molesta al otro. Es mucho más difícil y consume mucho tiempo por correo electrónico, si es que funciona.
